[:en]According to a recent survey, more than half of domestic business executives found their employees performed the same from home as they did in the office, with 18 percent saying the company had improved the efficiency of the home office. So rightly the question arises: do we still need offices at all? If so, for what? Transforming workspaces, reinterpreted community life, agile offices.

What was meant by the concept of an office was relatively easy to define until mid-March, even if there were differences in interpretation depending on the company size, activity, culture. In the spring, however, the world changed a great deal, and the lightning-fast rise of working from home and the transformation of employee and employer preferences do not leave offices untouched either. Although we still don’t know where and how we will work in a few months or a few years, we examined the current trends with Dániel Fodor, the main organizer of the Office of the Year competition, and Imre Tüzes, the business development manager of Profession.hu.

Recently

In the case of office jobs, before the epidemic situation, for most domestic workplaces, the office embodied a literal work space where personal workstations and the necessary infrastructure were also available to workers. In the demand labor market, the experience of employees and the feeling of homeliness have become the focus of the design and transformation of offices, thus supporting the creativity, motivation and commitment of colleagues.

“ Until the spring, most employers made every effort to make their employees feel comfortable in their workplace and to spend as much time there as possible. This is how lounge furniture , beanbag armchairs, rest rooms, or rooms that help build community became more commonplace , and only a few companies had a part of the practice, ”Dániel Fodor outlines the starting point.

And he highlights one more interesting thing: “ The attitude towards jobs, the office image used to depend mostly on the size of the companies, i.e. it was different for a multinational and different for an SME. Today, the return and the concept of future offices are also determined by whether it is a Hungarian or a foreign company. While in domestic companies, as many as 90 percent of employees work as before, say, a German-based company is much more cautious, giving only a small percentage of employees the green light to return, and U.S. subsidiaries waiting to wait and even future. they also operate from a home office until February, ie the relationship with the workplace has also become a strongly legal issue. 

Office situation in the summer of 2020

According to the data of the summer survey of Profession.hu, the employees of 33 percent of the responding companies operating in Hungary worked 5 days a week from home in the spring of 2020. 7 percent of companies ordered 1-2 days of home office per week and 16 percent of companies ordered 3-4 days of remote work per week during the emergency. The larger a company, the higher the rate of continuous telework. Fifty-seven percent of company executives saw their employees perform the same from home as before, in the office (for companies over 500, the rate is significantly higher at over 70%), and 18 percent said they have significantly improved the company’s efficiency in the home office.

Currently, one in five companies continues to work remotely, and one in two retains the option of a home office. For safe office work, 81 percent of companies provide their employees with health equipment (masks, gloves, disinfectants), a quarter ensure safe eating, and a quarter also try to protect their employees by moving workstations further apart.

“ Recent months have accelerated the process of labor market transformation. The changes that have taken place would presumably have taken place organically, but now, as a result of the forced trajectory, we have advanced many years in time. Many companies have been able to try out remote work at the enterprise level in a live environment, are using online collaboration tools more consciously, and the new operating model has become part of the culture. All of this can fundamentally rewrite previous routines and at the same time change infrastructure needs. Renting and maintaining an office is one of the biggest costs for companies, so they will certainly be among the first to rethink its role and it could easily turn to technology investments that develop teleworking instead of renting real estate, ”concludes Imre Tüzes.

Office 2.0

So the function of offices is likely to change in the near future and become much more of a cohesive space for work communities. “ Change is a slow process and can only be achieved, even over years, depending on the terms of the property leases. We are now in the planning stage, when many companies are asking themselves how much office they really need, whether they need an office at all, and if so, what their role will be in the future. Although for many the primary consideration is cost reduction, at the same time the conditions of safe work cannot be left out of the calculation, which in turn still requires spacious spaces, ”points out Dániel Fodor.

According to the expert, the future is likely to belong to individual solutions. Many people are expected to redistribute the offices, open the spaces and rearrange them. Just as the trend for free-to-book, non-registered workstations is guaranteed to intensify, so are entirely innovative designs. For example, there are those who plan to close some of their office space and move some of their activities to a community office. And the most flexible ones vote for an agile office, which means that it can be easily changed at any time, where mobile walls and furniture can be adapted to current needs.

“Before implementing major changes like the one above, it is important to assess the needs of the employees and to continuously communicate the changes to the employees so that everyone is satisfied with the end result,” adds Imre Tüzes.[:hu]Egy friss felmérés szerint a hazai cégvezetők több mint fele úgy tapasztalta, alkalmazottai ugyanúgy teljesítettek otthonról dolgozva, mint korábban az irodában, 18 százalékuk szerint javított a vállalat hatékonyságán a home office. Így jogosan merül fel a kérdés: szükség van még egyáltalán irodákra? Ha igen, akkor milyenekre? Átalakuló munkaterek, újraértelmezett közösségi élet, agilis irodák.

Hogy mit takar az iroda fogalma, az március közepéig viszonylag könnyen körülírható volt, még akkor is, ha cégmérettől, tevékenységtől, kultúrától függően mutatkoztak is különbségek az értelmezésben. Tavasszal azonban nagyot fordult a világ, az otthoni munkavégzés villámgyors térnyerése, a munkavállalói, illetve munkáltatói preferenciák átalakulása pedig nem hagyja érintetlenül az irodákat sem. Bár ma még nem tudjuk, hol és hogyan dolgozunk majd néhány hónap vagy néhány év múlva, az aktuálisan kirajzolódó irányokat Fodor Dániellel, Az Év Irodája verseny főszervezőjével, és Tüzes Imrével, a Profession.hu üzletfejlesztési vezetőjével vizsgáltuk meg.

A közelmúlt

Az irodai állások esetén a járványhelyzet előtt a legtöbb hazai munkahely számára az iroda testesítette meg a munka szó szerint vett terét, ahol a személyes munkaállomások és a szükséges infrastruktúra is a dolgozók rendelkezésére állt. A keresleti munkaerőpiacon a munkavállalói élmény és az otthonosság érzése került az irodák kialakításának, átalakításának középpontjába, így támogatva a kollégák kreativitását, motivációját, elköteleződését.

Tavaszig a legtöbb munkaadó a lehetőségeihez mérten törekedett arra, hogy dolgozói jól érezzék magukat a munkahelyükön, és minél több időt töltsenek el ott. Így kezdtek mindennapivá válni a barátságosabb légkört teremtő lounge bútorok, babzsákfotelek, pihenőszobák, vagy a közösségépítést segítő helyiségek, a home office pedig még csak kevés vállalatnál volt része a gyakorlatnak” – vázolja a kiindulópontot Fodor Dániel.

És még egy érdekességet kiemel: „A munkahelyekhez való hozzáállás, az irodakép korábban többnyire a vállalatok méretétől függött, vagyis más volt megszokott egy multinál, és más egy KKV-nál. Ma pedig a visszatérést, és a leendő irodák koncepcióját is az határozza meg, hogy magyar vagy külföldi cégről van-e szó. Míg a hazai vállalatoknál a munkavállalók akár már 90 százalékban is a korábban megszokott formában dolgoznak, addig mondjuk egy német központú cég jóval óvatosabban kezeli a kérdést, és csupán a dolgozók csekély százalékának adott zöld utat a visszatérésre, az amerikai leányvállalatok pedig kivárnak, és akár jövő februárig is home office-ból működnek, vagyis a munkahelyhez való viszony erősen jogi kérdéssé is vált.

Irodahelyzet 2020 nyarán

A Profession.hu nyári felmérésének adatai szerint a válaszadó hazánkban működő cégek 33 százalékának alkalmazottai heti 5 napot dolgoztak otthonról 2020 tavaszán. Heti 1-2 napos home office-t a cégek 7 százaléka, heti 3-4 napos távoli munkavégzést pedig a cégek 16 százaléka rendelt el a veszélyhelyzet idején. Minél nagyobb egy cég, annál magasabb volt a folyamatos távmunka aránya. A cégvezetők 57 százaléka úgy látta, hogy alkalmazottai ugyanúgy teljesítettek otthonról dolgozva, mint korábban, az irodában (500 fő feletti cégek esetében ez az arány jelentősen magasabb, 70% feletti), 18 százalékuk szerint kifejezetten javított a vállalat hatékonyságán a home office.

Jelenleg minden ötödik cég távmunkában dolgozik továbbra is, minden másodiknál pedig megmarad a home office lehetősége. A biztonságos irodai munkavégzéshez a cégek 81 százaléka biztosít dolgozóinak egészségvédelmi felszerelést (maszk, kesztyű, fertőtlenítő), egynegyedük a biztonságos étkezés biztosításával, és szintén egynegyedük a munkaállomások egymástól távolabbra helyezésével igyekszik védeni dolgozóit.

Az elmúlt hónapok felgyorsították a munkaerőpiac átalakulásának folyamatát. A lezajlott változások vélhetően organikusan is megtörténtek volna, de most a kényszerpálya hatására sok évet léptünk előre az időben. Számos cég éles környezetben próbálhatta ki a vállalati szintű távoli munkavégzést, tudatosabban használnak online kollaborációs eszközöket és a kultúra részévé vált az új működési modell. Mindez alapjaiban írhatja át a korábbi rutinokat és ezzel együtt megváltoztatja az infrastrukturális igényeket is. Az iroda bérlése és fenntartása az egyik legnagyobb költségtétel a cégek számára, így biztosan elsők között gondolják majd újra a szerepét és könnyen előfordulhat, hogy az ingatlanbérlés helyett inkább a távoli munkavégzést fejlesztő technológiai beruházások felé fordulnak” – foglalja össze Tüzes Imre

Iroda 2.0

Tehát az irodák funkciója valószínűleg már a közeljövőben megváltozik, és sokkal inkább a munkahelyi közösségeket összetartó térré alakulnak át. „A változás egy lassú folyamat, és az ingatlanbérleti szerződések feltételeitől függően valósítható csak meg, akár évek alatt. Most a tervezési szakaszban járunk, amikor sok cég felteszi magának a kérdést, hogy mekkora irodára van valójában szüksége, kell-e neki egyáltalán iroda, és ha igen, akkor annak mi lesz a feladata a jövőben. Bár sokaknál az elsődleges szempont a költségcsökkentés, ugyanakkor a biztonságos munkavégzés feltételei sem hagyhatók ki a számításból, amelyek viszont továbbra is megkívánják a tágas tereket” – hívja fel a figyelmet Fodor Dániel.

A szakértő szerint a jövő vélhetően az egyedi megoldásoké lesz. Az irodák újbóli felosztása, a terek megnyitása, azok átrendezése sokaknál várható. Ahogyan a szabadon foglalható, nem pedig névre szóló munkaállomások trendje is garantáltan erősödik majd, de emellett egészen újszerű konstrukciók is napvilágot látnak. Van, aki például az irodaterének egy részét tervezi megszüntetni, és egyes tevékenységeit egy közösségi irodába helyezi át. A legrugalmasabbak pedig az agilis, vagyis bármikor könnyen változtatható iroda mellett teszik le a voksukat, ahol a mobilis falak és bútorok egyaránt az aktuális igényekhez igazíthatók.

„Fontos, hogy a fentiekhez hasonló nagy változások bevezetése előtt mindenképpen mérjük fel a munkavállalók igényeit, az átalakításokat pedig folyamatosan kommunikáljuk a munkatársak felé, hogy mindenki elégedett lehessen a végeredménnyel” – teszi hozzá Tüzes Imre.[:]

Találatok: 61

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.