[:en]Many are preoccupied with the issue after companies had to move from one moment to the next in a completely new way of operating in March. Many Hungarian companies have handled the situation with outstanding flexibility, and a large-scale digital switchover has started at a significant part of the companies. Now, in a period of gradual return, company executives also need to take a long-term position about the home office institution. What impact will all this have on the work environment and employee relationships?

The answers were answered with Imre Tüzes, the business development manager of Profession.hu, and dr. We are looking for Zsuzsa Szvetelszky, a corporate communication expert and social psychologist.

In 2014 and 2019, Profession.hu also surveyed the attitudes of company managers and employees towards the home office: according to the data, the idea of ​​introducing this work schedule became more and more popular over the years. Last fall, 65 percent of company executives surveyed were those who sought to secure telecommuting, while five years earlier, just over half agreed that their employees could do their jobs from home. Then, in March 2020, this was no longer just a theoretical question: domestic companies – wherever they could be solved – switched their operations from one moment to the next to work remotely at the entire company level. Now, in a period of gradual return, companies need to rethink their organizational operations,

Organizational changes over the years

As can be seen from the above figures, the changes that took place this spring, in a few weeks, would normally have taken years. Now, however, companies have been forced to step in because of the spread of the coronavirus.

“ The last few months have accelerated the process of labor market transformation. The changes that have taken place would presumably have taken place organically, but now, as a result of the forced trajectory, we have advanced many years in time. Many companies have been able to try out enterprise-class telecommuting in a live environment, are using online collaboration tools more consciously, and the new operating model has become part of the culture. All this can fundamentally rewrite the previous routines and at the same time change the infrastructure needs, ”said Imre Tüzes, Business Development Manager of Profession.hu.

The role of the office may also be worth rethinking for companies in terms of cost reduction. According to the expert, in the long run, it may be more worthwhile for companies to turn to technology investments that improve teleworking. Thus, it may be sufficient to rent an office smaller than before, where fixed desks will be replaced by a reservation system.

Hybrid organizations: office and home office alternately

By following distance rules, many companies become a hybrid organization: employees work in groups, taking turns working from home and the office. Thus, some colleagues may only be consulted online for additional long months. This semi-online, semi-personal relationship requires new work organization and the development of radically different modes of operation from companies.

The issue of employee satisfaction and the maintenance of community life also poses a serious task for managers and HR departments, they have to develop new solutions so that colleagues who rarely meet each other feel like they belong to a team. Leaders “need to give more, look better, ” says dr. Zsuzsa Szvetelszky, corporate communication expert and social psychologist.

We don’t run into a coffee by accident

“ One of the peculiarities of the digital space is that chance as such simply does not exist within its framework: employees have no chance of running into each other in the kitchenette or exchanging a few words spontaneously in the hallway. Informal connections are gone, as whether it’s a phone call or a video call, there’s an intention behind them; we can also say that the place of the informal has been taken over entirely by the formal. We have to do for the relationships, we can’t trust anyone else, ”continues the corporate communications expert. According to him, this change alone has a serious impact on industrial relations: the tight will be tighter, and the loose will presumably be looser.

Since in most workplaces, employees can only gradually return from the home office to their previous framework, managers should also focus on making online meetings as diverse as possible: “ These can be face-to-face meetings, triads or group discussions – each has a different effect. , provides other impulses to participants. It is especially recommended to use these in case some of the employees are already working out of the office while the other camp is still at home, ”the expert adds.

And let’s not forget the shared experience that has gone unnoticed into the collective consciousness of workplace communities: “ How employees will share their experiences of what an individual thinks about this situation within the organization is not only interesting, but it will also be treacherous. When they return, the primary task of managers is to explore and understand the emotional changes that have taken place in the employees as a result of what has happened, as where this experience has taken them, a new management strategy may need to be developed. Really good leaders can start laying the groundwork for this already now, during the transition period, ” advises the corporate communications expert.[:hu]Sokakat foglalkoztat a kérdés, miután márciusban egyik pillanatról a másikra kellett átállnia a cégeknek egy teljesen új működési formára. Sok magyarországi vállalat kiemelkedően rugalmasan kezelte a helyzetet, nagymértékű digitális átállás indult el a cégek jelentős részénél. Most, a fokozatos visszatérés időszakában a vállalatok vezetőinek hosszú távon is állást kell foglalnia a home office intézményével kapcsolatban. Milyen hatással lesz mindez a munkahelyi környezetre és a munkatársi kapcsolatokra?

A válaszokat Tüzes Imrével, a Profession.hu üzletfejlesztési vezetőjével, és dr. Szvetelszky Zsuzsa, vállalati kommunikációs szakértővel és szociálpszichológussal keressük.

A Profession.hu 2014-ben és 2019-ben is felmérte a cégvezetők és munkavállalók hozzáállását a home office-hoz: az adatok szerint az évek múlásával egyre népszerűbb volt a gondolat, hogy bevezessék ezt a munkarendet. Tavaly ősszel a megkérdezett cégvezetők körében 65 százalék volt azok aránya, akik törekedtek arra, hogy biztosítsák a távmunka lehetőségét, míg öt évvel korábban még csak valamivel több, mint felük értett egyet azzal, hogy munkatársaik otthonról is elláthatnák feladataikat. Aztán 2020 márciusában ez már nem csak egy elméleti kérdés volt: a hazai cégek – ahol csak meg lehetett oldani – egyik pillanatról a másikra állították át működésüket teljes vállalati szinten távoli munkavégzésre. Most, a fokozatos visszatérés időszakában a vállalatoknak újra kell gondolniuk a szervezeti működésüket, és hosszú távon is állást kell foglalniuk a home office intézményével kapcsolatban.

Évek szervezeti változásai hetek alatt

Ahogyan a fenti számokból is látszik, a most tavasszal, néhány hét alatt lezajlott változások normál esetben évek alatt alakultak volna ki. Most azonban a koronavírus terjedése miatt lépéskényszerbe kerültek a vállalatok.

Az elmúlt hónapok felgyorsították a munkaerőpiac átalakulásának folyamatát. A lezajlott változások vélhetően organikusan is megtörténtek volna, de most a kényszerpálya hatására sok évet léptünk előre az időben. Számos cég éles környezetben próbálhatta ki a vállalati szintű távoli munkavégzést, tudatosabban használnak online kollaborációs eszközöket és a kultúra részévé vált az új működési modell. Mindez alapjaiban írhatja át a korábbi rutinokat és ezzel együtt megváltoztatja az infrastrukturális igényeket is” – mondta el Tüzes Imre, a Profession.hu üzletfejlesztési vezetője.

Az iroda szerepét költségcsökkentési szempontból is érdemes lehet újra gondolnia a cégeknek. A szakértő szerint előfordulhat, hogy hosszú távon érdemesebb a távoli munkavégzést fejlesztő technológiai beruházások felé fordulnia a vállalatoknak. Így elegendő lehet egy, a korábbinál kisebb irodát bérelni, ahol a fix munkaasztalokat felváltja a helyfoglalási rendszer.

Hibrid szervezetek: iroda és home office felváltva

A távolságtartási szabályok betartása miatt sok vállalat hibrid szervezetté válik: a munkatársak csoportokban, felváltva dolgoznak otthonról és az irodából. Így előfordulhat, hogy bizonyos kollégákkal csak online egyeztetnek további hosszú hónapokon át. Ez a félig online térben, félig személyesen fenntartott kapcsolat új munkaszervezést, a korábbiaktól gyökeresen eltérő működésmódok kialakítását igényli a vállalatoktól.

A dolgozói elégedettség, a közösségi élet fenntartásának kérdése is komoly feladat elé állítja a vezetőket és HR osztályokat, új megoldásokat kell kifejleszteniük, hogy az egymással ritkán találkozó kollégák is egy csapathoz tartozónak érezzék magukat. A vezetőknek „többet kell adnia, jobban kell látszania” – fogalmaz dr. Szvetelszky Zsuzsa, vállalati kommunikációs szakértő és szociálpszichológus.

Nem futunk össze véletlenül egy kávéra

A digitális tér egyik sajátossága, hogy a véletlen, mint olyan, egyszerűen nem létezik a keretei között: a munkavállalóknak nincs esélyük összefutni a teakonyhában, vagy váltani néhány szót spontán a folyosón. Az informális kapcsolódások eltűntek, hiszen akár telefonhívásról, akár videós megbeszélésről van szó, szándék húzódik mögöttük; úgy is fogalmazhatunk, hogy az informális helyét teljes egészében a formális vette át. A kapcsolatokért tennünk kell, másban nem bízhatunk” – folytatja a vállalati kommunikációs szakértő. Szerinte önmagában már ez a változás is komoly hatást gyakorol a munkahelyi kapcsolatokra: a szoros szorosabb lesz, a laza pedig vélhetően lazább.

Mivel a munkahelyek többségében a home office-ból csak fokozatosan térhetnek vissza a dolgozók a korábbi keretek közé, ezért a vezetőknek érdemes arra is hangsúlyt fektetniük, hogy minél változatosabbá tegyék az online találkozókat: „Ezek lehetnek négyszemközti megbeszélések, triádok vagy csoportmegbeszélések – mindegyik másképp hat, más impulzusokkal szolgál a résztvevők számára. Különösen ajánlott élni ezekkel abban az esetben, ha a munkavállalók egy része már az irodából dolgozik, míg a másik tábor még otthon marad” – egészíti ki a fentieket a szakértő.

És ne feledkezzünk meg arról a közös élményről sem, ami a munkahelyi közösségek kollektív tudatába észrevétlenül épült be: „Hogy hogyan mesélik majd el egymásnak a munkatársak a megéléseiket, hogy a szervezeten belül mit gondol az egyén erről a helyzetről, az nem pusztán érdekes, de árulkodó is lesz. A visszatéréskor a vezetők elsődleges feladata annak feltárása és megértése, hogy a történtek nyomán milyen érzelmi változások zajlottak le a munkavállalókban, aszerint ugyanis, hogy hova is vitte el őket ez a tapasztalás, új vezetői stratégia kialakítására is szükség lehet. Az igazán jó vezetők ennek alapozását már most, az átmeneti időszakban megkezdhetik” – tanácsolja a vállalati kommunikációs szakértő.[:]

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.