[:en]The epidemic is receding, but the crisis it causes will remain with us for some time to come. In the changed environment, the risks of internal theft, fraud and other abuses have increased. What can a company manager do to prevent these extremely embarrassing and damaging cases? Dénes Róth, author of the book The Thief in Your Company, an expert in the prevention of internal corporate abuses, discusses this problem in an article.

Monday morning you will remember for a long time…

On a windy, autumn Monday morning, Zoltán, the owner of an electronic components company with a turnover of one and a half billion, was just sitting in his office, answering emails. He had a few more minutes until the leadership meeting, until then a coffee point would fit, he thought. His blood pressure was ultimately not raised by caffeine, but by an event he considered unimaginable even a minute earlier. After a short but firm knock, the office door slammed open and a pretty but visibly upset woman in her forties stormed through, followed by Zoltán’s apologetic assistant. The woman seemed familiar to her, but since she started talking with that momentum, after the second sentence, Zoltán already knew who he was and how he knew him:

“Don’t get mad, Mr. Boss, I’m breaking into you like this, but you should know about it now!” My husband, the bastard who’s the warehouse manager here, has been cheating on me for months! They fell down with his slut yesterday! Well, that’s not the point for you, it’s that! He said and started showing Zoltán the mobile photos in his hand. Who did not believe his eyes. The photos, taken in the garage of the warehouse manager’s family house, featured the company’s products, stacked side by side in several rows, in the original factory packaging. (As later, the investigation revealed tens of millions of forints.)

The woman continued to speak with unchanging momentum, but her words no longer reached Zoltán’s consciousness. He stood in the middle of his own office, scalded, paralyzed and unwilling to believe it was happening to him. He waited for him to wake up from this bad dream. He ran a successful company, set up a real factory from a small workshop in a few years, always paying the workers properly. He just couldn’t think why this might have happened to him…

All companies are affected

Zoltán also made the mistake of thinking that this could only happen to others. In a 2018 survey by Forbes Interntaional , 75 percent of employees admitted to having stolen from their jobs.

Workplace thefts usually start with almost insignificant values, a pen or notebook for the child, printing paper for the home, a product just to show the family, or to help a neighbor with it. When these cases are not revealed, or even if they are revealed, they are not sanctioned with sufficient consistency, a few are encouraged and stuff their own pockets with increasingly significant values, which as a whole are already causing significant losses to the business.

A typical internal corporate abuse causes a material loss of 5 percent of annual sales. ( ACFE Report to the Nations, 2020 ). This is regularly the result of a biennial global survey of ACFE, an international organization of corporate internal abuse professionals.

After minor thefts, encouraged by their success, there may be internal abuses with the help of other employees or outsiders, which require more planning and preparation, but promise significantly higher profits. These scams can, of course, cause the employer a much larger loss than the profits the fraudsters can make, as they can typically only sell for a fraction of the value of the acquired goods on the black market.

In half of the known cases, the perpetrator has been working for the company for 5 years or more, and is considered a particularly reliable colleague (ACFE Report to the Nations, 2020)

Internal abuses committed to a significant value, as described above, require precise planning and preparation, which is almost inconceivable in the absence of sufficient local knowledge or full knowledge of work processes and customs. Acquiring all of this knowledge, mapping vulnerabilities, and gaining the trust you need to execute a plan usually takes longer. Thus, it is already understandable why newly arrived workers are not the highest human risk factor for internal fraud.

Why will workers become corporate crickets in peacetime?

For a fundamentally ordinary person to be a thief or a fraudster who harms the company, a combination of three conditions is required. These conditions, referred to in the international literature as the fraud triangle, are as follows:

Need : material pressure (which the prospective offender subjectively perceives). Examples: financing an addiction or a lifestyle that exceeds the possibilities for other reasons, a changed life situation within the family; serious illness, loss of employment, financial support for a child to study or start life. In the case mentioned in the introduction, the glued warehouse manager simply wanted to live on a bigger leg than his salary allowed.

Possibility: “Occasion gives birth to a thief” – says the proverb; that is, recognizing a process that is not closed but mistaken by management for a process or a control deficiency that must be exploited with a low risk of failure. An investigation commissioned by Zoltán later found that the warehouse manager often stayed alone in the company after working hours (which, although he knew, he misinterpreted it as diligence and commitment to the company). It was also revealed that the night security guard (with whom he had half-dealt) had not inspected the warehouse manager’s car against the regulations when he finally drove home from the premises. Finally, the warehouse manager had sufficient authority in the warehouse inventory system to deal with the shortfall through fictitious transactions (eg scrapping, because they were not subsequently checked by anyone. Thus, there was no shortage of inventory.

Self-justification: resolving the contradiction between an act that is morally reprehensible and a positive self-image (“I am a good person”). Some classic examples: I just borrow, I deserve it, I deserve it, the company has a lot of money anyway, others would do it for me, and so on. Zoltán got so much back in his ear about his former colleague that he reduced his salary and after a while he felt he was right to serve himself: Zoltán still has plenty of money, as he bought a brand new and not cheap company car every two years… and anyway, if he was such a mammoth boss, that was the only way to get so much out of his company!

Why is this a problem especially in the current crisis situation?

Because all three factors change in a negative direction.

The need has become more compelling for many : the organizational and labor changes caused by epidemiological measures have an extremely negative impact on almost all employees / families. It has also brought about a serious change in their economic situation for many families. These changes take an extremely varied form, but affect almost everyone negatively, most of them financially as well. It could be a job, and with it a complete loss of income, employment in reduced working hours – for a proportionate wage – forced leave; downtime; unpaid leave – from coercion or supervision of children -; or just sick pay.

From the point of view of earning income, the common feature is that the income paid to employees decreases drastically, and in the absence of adequate reserves, the standard of living decreases in the short term, living problems, in more severe cases and indebtedness in the longer term. This threat, in the absence of help or support, can even motivate workers to despair.

At the same time, there are many more opportunities for abuse: the impact of epidemiological measures has changed our work environment. Due to the so-called homeoffice, which in many companies is actually forced teleworking solutions, control has now become looser or more cumbersome than usual. Due to financial reasons, the number of employees in many companies decreased, also in production. Perhaps on the contrary: where articles that became current during the epidemic period were produced or marketed, the fulfillment of increased demands stretched the previous operational framework. In the meantime, some of the employees were also tormented by solving their individual social, organizational and financial problems.

The problems associated with the various crisis management techniques have only, and still do, lead to less attention being paid to carrying out in-process and other routine controls. Some controls may even be omitted altogether – with or without consciousness. This may even be coupled with the fact that checkpoints were not well thought out before or did not even exist. Overall, the company’s shocked operation offers countless new opportunities for abuse for those who can’t resist the temptation.

Finally, partly for the reasons already listed, self-justification is simpler : unfair treatment, poorly communicated management decisions, general uncertainty about the future of the company. The point of the line of thought is this: I am a regular worker, I work with decency, I have done everything for the company, the boss, the owner and now the whip is clicking on me. I stand here without money (or half for a salary) and in return for my efforts I get this. Although there has been no downsizing now, but who knows what day I will come to resign me, the boss will not keep me. They don’t care about me, I’m not important to them. Then I won’t be loyal to him either, someone else would do it for me…

Where can our weaknesses be? What questions should I ask myself?

As a business leader, you may rightly be wondering what are the issues that are worth addressing in “peacetime” as well, but now, for the reasons discussed above, special emphasis has been placed on them, and it is therefore advisable to keep them in mind.

The seven main areas of the company’s operations are worth looking at from this perspective: manufacturing and logistics, IT, HR, sourcing and finance, sales and customer service, physical security.

In this article, we have the opportunity to go around a little better, one of the most important areas in this article, the area of ​​manufacturing and logistics. In this topic, without claiming to be exhaustive, it is worth asking the following questions:

When may it not be possible to clearly define where the substance / article is and who is responsible?

If I find a product in the yard, how do I find out where and how it got there? How do I know if the person in charge has noticed that he is missing? When and how would it turn out if an outsider (customer, supplier, food courier, etc.) who was familiar with the site found and took him?

Who controls how the inventory moves and how? What would it turn out to be like to record unusual, unjustified inventory transactions? What would it turn out if a person also had the right to e.g. to record a scrapping transaction who otherwise does not have such authority based on his job?

When was the last inventory? From what, how much was missing? What caused the deficit? Who caused it, who is responsible for the deficit? What have we done to ensure that there is no shortage at other times?

What guarantees the authenticity of the inventory? What would it turn out if items (to cover up a deficit) were also recorded after the inventory that were not included in the inventory sheets?

How has our use of materials changed? If it has increased, how can we determine if the increase is justified? If growth is not justified, how do we know what the real reason was? What turns out if seasonality is the reason for the increase in production?

How has the amount and proportion of scrap changed? If significantly, what is the reason? Missed overhaul? New, unskilled or inexperienced worker?

How can income and advantage be achieved through deliberate “scrap production”? How can someone win that workers can buy scrap or possibly take it away for free?

As a company manager, you should ask yourself similar questions in the other six areas![:hu]A járvány visszavonulóban, de az általa okozott krízis még egy ideig velünk marad. A megváltozott környezetben megnőtek a belső lopások, csalások és egyéb visszaélések kockázatai. Mit tehet a cégvezető, hogyan előzheti meg ezeket a rendkívül kínos és sok kárt okozó eseteket? Róth Dénes, a Tolvaj a cégedben című könyv szerzője, a céges belső visszaélések megelőzésének szakértője cikkében ezt a problémát járja körbe.

A hétfő reggel, amire sokáig emlékezni fog …

Egy szeles, őszi hétfő reggelen Zoltán, egy másfél milliárdos árbevételű, elektronikai alkatrészeket gyártó cég tulajdonosa az irodájában ülve éppen végzett az emailek megválaszolásával. A vezetői értekezletig volt még néhány perce, addig egy kávé pont belefér, gondolta. A vérnyomását végül nem a koffein emelte meg, hanem egy olyan esemény, amit még egy perccel korábban is elképzelhetetlennek tartott. Rövid, de határozott kopogás után kivágódott az iroda ajtaja és egy csinos, de láthatóan feldúlt negyvenes nő viharzott be rajta, nyomában Zoltán szabadkozó asszisztensével. A nő ismerősnek tűnt számára, de mivel azzal a lendülettel beszélni is kezdett, a második mondat után Zoltán már tudta, hogy kiről van szó és honnan ismeri:

– Ne haragudjon, Főnök úr, hogy így betörök magához, de erről mindenképpen most azonnal tudnia kell! A férjem, az a rohadék, aki itt maguknál a raktárvezető, hónapok óta megcsal engem! Tegnap buktak le a lotyójával! Na, de magának nem is ez a lényeg, hanem ez! – mondta és a kezében tartott mobilon fotókat kezdett mutatni Zoltánnak. Aki nem hitt a szemének. A fotókon, amelyek a raktárvezető családi házának garázsában készültek, a cég termékei voltak láthatók, több sorban egymás mellé felstószolva, az eredeti gyári csomagolásban. (Mint utóbb, a vizsgálat során kiderült, több tízmillió forint értékben.)

A nő változatlan lendülettel beszélt tovább, de Zoltán tudatáig már nem jutottak el a szavai. Ott állt a saját irodája közepén, leforrázva, bénultan és nem akarta elhinni, hogy ez vele történik. Várta, hogy felriadjon ebből a rossz álomból. Sikeres céget vezetett, néhány év alatt egy kis műhelyből valódi gyárat hozott létre, mindig rendesen kifizette a dolgozókat is. Egyszerűen nem fért a fejébe, hogy ez miért történhetett meg vele…

Minden cég érintett

Zoltán is abba a hibába esett, hogy azt hitte: ilyesmi csak másokkal fordulhat elő. A Forbes Interntaional egy 2018-ban készült felmérésében a munkavállalók 75 százaléka ismerte el, hogy lopott már a munkahelyéről.

A munkahelyi lopások általában szinte jelentéktelen értékekkel kezdődnek, egy toll vagy jegyzetfüzet a gyereknek, nyomatópapír otthonra, egy termék csak megmutatni a családnak, vagy kisegíteni vele szomszédot. Amikor ezekre az esetekre nem derül fény, vagy ha ki is derül, nem szankcionálják azt kellő következetességgel, akkor páran felbátorodnak és egyre jelentősebb értékekkel tömik a saját zsebüket, amik összességükben már jelentékeny veszteséget okoznak a vállalkozásnak.

Egy tipikus vállalati belső visszaélés az éves árbevétel 5 százalékát kitevő anyagi veszteséget okoz. (ACFE Report to the Nations, 2020). Rendszeresen erre az eredményre jut a vállalati belső visszaéléssekkel foglalkozó szakemberek nemzetközi szervezte, az ACFE, kétévente elkészített globális felmérésében.

A kisebb lopások után, azok sikerén felbuzdulva, jöhetnek a más dolgozók vagy külsősök segítségével megvalósuló, jelentősebb tervezést és előkészítést igénylő, de lényegesen nagyobb nyereséggel kecsegtető belső visszaélések. Ezek a csalások a munkaadó számára természetesen lényegesen nagyobb veszteséget is okozhatnak, mint amekkora nyereséget a csalók ebből realizálni tudnak, hiszen a feketepiacon jellemzően az érték töredékéért tudnak csak megszerzett árun túladni.

Az ismert esetek felében az elkövető 5 éve vagy régebben dolgozik a cégnél, kifejezetten megbízható kollégaként tartják számon (ACFE Report to the Nations, 2020)

A jelentősebb értékre elkövetett belső visszaélésekhez – a fentiek szerint – szükséges a pontos tervezés és előkészítés, ez pedig szinte elképzelhetetlen kellő helyismeret hiányában, illetve a munkafolyamatok és szokások teljeskörű ismerete nélkül. Mindezen ismeretek megszerzése, a biztonsági rések feltérképezése és a terv végrehajtáshoz szükséges bizalmi pozíció elérése többnyire hosszabb időt vesz igénybe. Így már érthető, hogy miért nem a frissen érkezett dolgozók jelentik a legmagasabb humán kockázati tényezőt a belső csalások esetén.

Miért lesznek a munkavállalókból vállalati szarkák békeidőben?

Ahhoz, hogy egy alapvetően rendes emberből a céget megkárosító tolvaj vagy csaló legyen, három feltétel együttes fennállása szükséges. Ezek, a nemzetközi szakirodalomban fraud triangle-nek, vagyis visszaélési háromszögnek nevezett feltételek a következők:

Szükség: anyagi nyomás (amit a leendő elkövető szubjektíve annak érzékel). Példák: szenvedélybetegség vagy a lehetőségeket egyéb okból meghaladó életmód finanszírozása, megváltozott élethelyzet a családon belül; súlyos betegség, állás elvesztése, gyerek tanulmányainak vagy életkezdésének anyagi támogatása. A bevezetőben említett esetben az enyveskezű raktárvezető egyszerűen nagyobb lábon akart élni annál, mint amit a fizetése lehetővé tett.

Lehetőség: „alkalom szüli a tolvajt” – tartja a közmondás; vagyis egy nem zárt, de a cégvezetés által tévesen annak hitt folyamat vagy egy ellenőrzési hiányosság felismerése, amelynek kihasználásával a lebukás alacsony kockázatával kell számolni. A Zoltán által utóbb megrendelt vizsgálat azt állapította meg, hogy a raktárvezető sokszor maradt benn munkaidő után egyedül a cégben (amiről tudott ugyan, de tévesen szorgalomnak és a cég iránti elkötelezettségnek értelmezte). Arra is fény derült, hogy az éjszakás biztonsági őr (akivel félig meddig összehaverkodott) az előírásokkal szemben nem vizsgálta át a raktárvezető autóját, amikor az végül a telephelyről kihajtva hazaindult. Végül pedig a raktárvezetőnek volt megfelelő jogosultsága a raktárnyilvántartó rendszerben arra, hogy a keletkezett hiányt fiktív tranzakciókkal (pl. selejtezéssel, árukiadással) leplezze, mert ezeket utólag senki nem ellenőrizte. Így leltárhiány sem keletkezett.

Önigazolás: a morálisan elítélendő cselekedet és a pozitív önkép („jó ember vagyok”) közötti ellentmondás feloldása. Néhány klasszikus példa: csak kölcsön veszem, én ezt megérdemlem, nekem ez jár, cégnek úgyis rengeteg pénze van, más is ezt tenné helyemben stb. Zoltán fülébe utólag annyi jutott vissza egykori munkatársáról, hogy kevesellte a fizetését és egy idő után már jogosnak érezte, hogy kiszolgálja magát: Zoltánnak úgy is marad pénze bőven, hiszen kétévente vadiúj és nem olcsó céges autót vett magának … és különben is, magára vessen, ha ilyen mamlasz főnök volt, hogy csak így el lehetett vinni ennyi mindent a cégéből!

Miért probléma ez különösen a mostani krízis helyzetben?

Azért, mert mindhárom faktor negatív irányba változik.

szükség sokak számára kényszerítőbb lett: a járványügyi intézkedések okozta szervezési, munkaügyi változások szinte minden munkavállalót/családot rendkívül negatívan érintenek. Nagyon sok családra nézve komoly változást hozott a gazdasági helyzetükben is. Ezek a változások rendkívül változatos formában, de szinte mindenkit negatívan érintenek, legtöbbjüket pénzügyi szempontból is. Lehet ez a munkahely, és ezzel a jövedelem teljes elvesztése, csökkentett munkaidőben – arányos bérért – történő foglalkoztatás, kényszerszabadság; állásidő; fizetés nélküli szabadság – kényszerből vagy a gyermekek felügyelete miatt -; vagy éppen táppénz.

A jövedelem szerzés szempontjából a közös vonás, hogy a dolgozóknak kifizetett jövedelem drasztikusan csökken, ennek pedig megfelelő tartalékok hiányában már rövidtávon is életszínvonal csökkenés, megélhetési problémák, súlyosabb esetben, illetve hosszabb távon pedig eladósodás a vége.  Ez a fenyegetettség – segítség vagy támogatás híján – a dolgozókat akár elkeseredett lépésre is ösztönözheti.

Ezzel párhuzamosan sokkal több lehetőség adódik a visszaélésekre: a járványügyi intézkedések hatása megváltoztatta munkahelyi környezetünket. A homeoffice-nak nevezett, sok cégnél valójában kényszer távmunka megoldások miatt most a korábban megszokottnál is lazább, illetve körülményesebbé vált az ellenőrzés. A pénzügyi okok miatt sok cégben csökkent a létszám, a termelésben is. Esetleg éppen ellenkezőleg: ahol a járvány időszak alatt kurrenssé vált cikkeket gyártottak vagy forgalmaztak, ott megnövekedett igények teljesítése feszítette szét a korábbi működési kereteket.  A dolgozók egy része közben egyéni szociális, szervezési, pénzügyi problémáinak megoldásán is gyötrődött.

A különböző válságkezelési technikákkal járó problémák mindösszesen abba irányba hatottak és hatnak még most is, hogy kevesebb figyelem jut a folyamatokba épített és az egyéb szokásos ellenőrzések elvégzésére. Egyes kontrollok akár teljességgel ki is maradhatnak – akár tudatosan, akár anélkül. Ez párosulhat még azzal is, hogy az ellenőrző pontok korábban sem voltak kellően átgondoltak, vagy nem is léteztek. Összességében a cég kizökkentett működése számtalan új visszaélési lehetőséget kínál azoknak, akik nem tudnak ellenállni a kísértésnek.

Végül pedig, részben a már korábban is felsorolt okokból az önigazolás is egyszerűbb: méltánytalannak vélt bánásmód, nem megfelelően kommunikált vezetői döntések, általános bizonytalanság a cég jövőjével kapcsolatban. A gondolatsor lényege a következő: én rendes dolgozó vagyok, tisztességgel dolgozom, mindent megtettem a cégért, a főnökért, tulajdonosért és most mégis rajtam csattan az ostor. Itt állok pénz nélkül (vagy fele fizetésért), és cserébe az erőfeszítéseimért ezt kapom. Bár most még nem volt leépítés, de ki tudja, melyik nap fogok arra bejönni, hogy felmondanak nekem, nem engem tart meg a főnök. Nem törődnek velem, nem vagyok fontos nekik. Akkor én sem leszek hozzá lojális, más is ezt tenné a helyemben…

Hol lehetnek a gyengeségeink? Milyen kérdéseket tegyek fel magamnak?

Cégvezetőként jogosan merülhet fel Önben a kérdés, hogy mik azok a kérdéskörök, amelyekkel „békeidőben” is érdemes foglalkozni, de most – az előzőekben tárgyalt okokra tekintettel – különös hangsúlyt kaptak, és ezért célszerű azokat kiemelten szem előtt tartani.

A cég működésének hét fő területét érdemes végignézni ebből a szempontból: gyártás és logisztika, informatika, HR, beszerzés és pénzügy, értékesítés és ügyfélszolgálat, fizikai biztonság.

A fenti területek közül ebben a cikkben az egyik legfontosabbat, a gyártás és logisztika területét van lehetőségünk kicsit jobban körüljárni. Ebben a témában – a teljesség igénye nélkül – a következő kérdéseket érdemes feltenni:

Mikor fordulhat elő, hogy nem határozható meg egyértelműen, hogy hol van az anyag/áru, és kinek a felelőssége?

Ha az udvaron találok egy terméket, hogyan deríthetem ki, hogy honnan, hogyan kerülhetett oda? Honnan tudhatom meg, hogy feltűnt-e a felelősnek, hogy hiányzik? Mikor és hogyan derülne ki, ha egy, a telephelyen ismerősen mozgó külsős (ügyfél, beszállító, ételfutár stb.) megtalálta és elvitte volna?

Ki és hogyan ellenőrzi a készlet mozgásokat? Miből derülne ki, ha szokatlan, indokolatlan készlet tranzakciókat rögzítenének? Honnan derülne ki, ha olyan személynek is lenne jogosultsága pl. selejtezési tranzakciót rögzíteni, akinek egyébként nincs ilyen hatásköre a munkaköre alapján?

Mikor volt az utolsó leltár? Miből, mennyi hiányzott? Mi okozta a hiányt? Ki okozta, ki felelős hiányért? Mit tettünk azért, hogy máskor ne legyen hiány?

Mi garantálja a leltár hitelességét? Honnan derülne ki, ha (egy hiányt leplezendő) olyan tételek is berögzítésre kerültek a leltárfelvétel után, amelyek nem szerepeltek a leltárfelvételi íveken?

Hogyan változott az anyagfelhasználásunk? Ha növekedett, akkor hogyan tudjuk megállapítani, hogy a növekedés indokolt-e? Ha nem indokolt a növekedés, akkor honnan tudhatjuk, hogy mi volt a valódi oka? Miből derül ki, ha esetleg szezonalitás a termelés növekedés oka?

Hogyan változott a selejt mennyisége, aránya? Ha számottevően, akkor mi az oka? Elmaradt nagyjavítás? Új, képzetlen vagy gyakorlatlan dolgozó?

Hogyan lehet jövedelmet, előnyt elérni a szándékos „selejt termeléssel”?  Hogyan nyerhet azon valaki, hogy a dolgozók megvehetik a selejtet, vagy esetleg ingyen elvihetik?

Cégvezetőként hasonló kérdéseket a másik hat területen is érdemes feltennie magának![:]

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük