[:en]We are past a difficult period, as working at home, which was previously only popular in Hungary, has suddenly become commonplace. Hundreds of thousands of workers in emergencies had to get used to the new work schedule. But how do you get the most out of your home office? Guide.

Basically, we can say that the epidemic has had a greater or lesser, but certainly lasting, effect on both our private and work lives.

– The two shocks are connected at one point. Just one example: it doesn’t matter when I get up and how much time I spend or just save on travel to work, which I then spend on either work or something. And here you can already feel the most basic problem with the office versus home office issue: the issue of trust, said Laura Túri , HR consultant and trainer at HR School, to Market and Profit .

Most importantly: communication

The model is multifactorial even if we look only from the employer’s point of view: the nature of the activity, the customer relationship, the work environment, the overheads (even in terms of office rent only), the benefit system, the composition and habits of the staff, social relations, culture all affect efficiency. But if the person at the top of the organization, for whatever reason, does not believe in or trust in working from home, or possibly opposes it, the model will not work regardless of objective argument systems. According to the expert, in many cases, even the reduction of operating costs is not a strong enough argument to convince a management who does not believe in the model.

What are the best practice techniques to improve your home office environment? If company management has been a home office party before, or is convinced during the epidemic that it is still possible to work this way, many techniques can work. Laura Túri believes that the most important thing is to create a communication system. An internal, fixed system of communication – back and forth reporting, simple discussion or group brainstorming – needs to be developed. Once you have this, you need to create a guide for creating a work environment at home, then provide IT tools and .channels, and it is also important that those who cannot work from home have the opportunity to work in the office in super-safe conditions.

– In the viral situation, we have all been limited in our basic actions, habits and existence, and to a significant extent. The children could not go to school, they could not meet their grandparents, we could not enter a shop without protective equipment, all forms of social contact were temporarily abolished. Many even lost their jobs. Added to this was health insecurity, fear of disease, and a desire for hopeful news. In this situation, it is not so much the job of employers to provide incentives as to encourage encouragement, security and a sense of stability, an empathic attitude. Managers need to radiate this in all circumstances: to understand individual employee situations and offer temporary, personalized best solutions. From these, you can then compile a quasi-regulated,

Strategies for surviving the epidemic and the coming months

When declaring an emergency, the most common measure was the almost immediate introduction of full or partial work from home. In parallel with the easing, there was a “week A and B” or day-to-day split work schedule so that companies could provide working conditions for COVID-safe work for as long as possible. The HR specialist also mentions the extreme working hours: for example, an account finance officer could go into the office between 6pm and 9pm, take care of key matters, and prepare the next day’s mail for colleagues arriving at 7am.

In addition, video calls and regular online discussions are widespread. In many places, a “social distance policy” has been developed for the practice of office work, and the corresponding physical and environmental changes have taken place: tables have been moved further away, common areas – even toilets – have been stickered to see how many main and how far apart. In larger office buildings, the use of stairwells was encouraged instead of the elevator, and of course, hand sanitizers were removed everywhere. But there are companies that perform the COVID test at their own expense if they are suspected of having the disease.

– For those who are physically stationary, such as those working in manufacturing, customer service, shop assistants, working from home cannot be interpreted. To this end, forward-thinking employers try to compensate for the resulting unequal conditions at other points, such as working time discounts, extra days off, and possibly rewards, the expert adds.

Laura Túri sees that now everyone is waiting, guessing what will happen if the number of diseases in Hungary increases again, and whether the mixing of the usual flu-like diseases with the new COVID will cause chaos. For the time being, the reopening and operation of schools within the traditional framework is uncertain, affecting a large number of workers as parents. Companies are forced to prepare for the most flexible form of operation and employment that is in line with their profile – serving their customers, performing their activities, meeting team management and social needs. Be sure to have the optimal action and cost plan in your account by September 1st.[:hu]Nehéz időszakon vagyunk túl, hiszen a Magyarországon korábban csak korlátozottan népszerű otthoni munkavégzés hirtelen általánossá vált. A veszélyhelyzetben munkavállalók százezreinek kellett hozzászokniuk az új munkarendhez. De hogyan lehet a legtöbbet kihozni a home office-ból? Útmutató.

Alapvetően elmondhatjuk, hogy mind a privát, mind a munkahelyi létünkre kisebb vagy nagyobb, de mindenképpen maradandó hatást gyakorolt a járvány.

– A két sokk egy ponton összefügg. Csak egy példa: nem mindegy, mikor kelek, és mennyi időt töltök vagy épp spórolok meg a munkahelyre utazással, amit aztán vagy a munkára vagy másra fordítok. És itt máris érződik a legalapvetőbb probléma az iroda versus home office kérdés kapcsán: a bizalom kérdése – mondta a Piac és Profitnak Túri Laura, a HR School HR-tanácsadója, oktatója.

Ami a legfontosabb: a kommunikáció

Soktényezős a modell már akkor is, ha csak a munkáltató szemszögéből nézzük: a tevékenység jellege, az ügyfélviszonyok, a munkakörnyezet, az általános költségek (akár csak az irodabérlést tekintve), a juttatási rendszer, az állomány összetétele és szokásai, a szociális kapcsolatok, a kultúra mind befolyásolják a hatékonyságot. De ha a szervezet tetején csücsülő személy maga – bármilyen oknál fogva – nem hisz vagy nem bízik az otthoni munkavégzésben, esetleg ellenzi azt, akkor az objektív érvrendszerektől függetlenül sem lesz működőképes a modell. A szakember szerint sok esetben még a működési költségek csökkentése sem elég súlyos érv, hogy a modellben nem hívő cégvezetést meggyőzze.

Hogy milyen best practice-technikák vannak a home office-környezet tökéletesítésére? Ha a cégvezetés korábban is home office-párti volt, vagy a járvány alatt meggyőződött arról, hogy így is lehet dolgozni, akkor számos technika működhet. Túri Laura úgy látja, a legfontosabb a kommunikációs rendszer megteremtése. Ki kell alakítani a kommunikáció – az oda-vissza riportolás, az egyszerű megbeszélés vagy a csoportos ötletelés – belső, fix rendszerét. Ha ez megvan, el kell készíteni az útmutatót az otthoni munkakörnyezet kialakításához, majd biztosítani kell az IT-eszközöket és .csatornákat, illetve az is fontos, hogy aki otthonról nem tud dolgozni, annak lehetősége legyen szuperbiztonságos körülmények között az irodai munkára.

– A vírushelyzetben az alapvető cselekedeteinkben, szokásainkban, létünkben lettünk mindannyian korlátozva, ráadásul jelentős mértékben. A gyermekek nem mehettek iskolába, nem találkozhattak a nagyszüleikkel, nem léphettünk be védőeszközök nélkül egy üzletbe, átmeneti időre megszűnt minden társas érintkezési forma. Sokan még a munkájukat is elveszítették. Ehhez járult az egészségügyi bizonytalanság, a betegségtől való félelem, a reménykeltő hírek iránti vágy. Ebben a helyzetben a munkáltatók feladata nem is annyira az ösztönzés, mint inkább a biztatás, a biztonság és a stabilitásérzet erősítése, az empatikus hozzáállás. A vezetőknek minden körülmények között ezt kell sugározniuk: megérteni az egyes munkavállalói helyzeteket, és átmeneti, egyénre szabott legjobb megoldásokat kínálni. Ezekből aztán összeállíthat egy kvázi szabályozott, új működési rendszer – mondta Túri Laura.

Stratégiák a járvány és a következő hónapok átvészelésére

A veszélyhelyzet kihirdetésekor a teljes vagy a részleges otthoni munkavégzés szinte azonnali bevezetése volt a leggyakoribb intézkedés. A lazításokkal párhuzamosan aztán jött az „A és B hét” vagy a napon belüli osztott munkarend, hogy a COVID-biztos munkavégzés feltételeit a lehető legtovább biztosítani tudják a cégek. A HR-szakember megemlíti az extrém munkaidőkeretet is: egy számlaiktató pénzügyi munkatárs például bemehetett az irodába este 18 és 21 óra között, elintézni a legfontosabb ügyeket, és előkészíteni a másnapi postát a reggel 7-re érkező kollégáknak.

Emellett elterjedtek a videohívások, rendszeres online megbeszélések. Sok helyen készült „social distance policy” (társadalmi távolságtartás alkalmazása a munkahelyen) az irodai munkavégzés gyakorlatára, és az ennek megfelelő fizikai, környezeti átalakítások is megtörténtek: távolabb húzták az asztalokat, a közös helyiségeket – még a toaletteket is – felmatricázták, hogy egyszerre hány fő és egymástól milyen messze tartózkodjon. A nagyobb irodaházakban a lift helyett a lépcsőházak használatát ösztönözték, és persze mindenhová kikerültek a kézfertőtlenítők. De van olyan cég, amely – megbetegedés gyanúja esetén – saját költségén végezteti el a COVID-tesztet.

– A fizikailag helyhez kötött tevékenységet végzők, például a gyártásban, termelésben dolgozók, ügyfélkiszolgálók, bolti eladók esetében az otthoni munkavégzés nem értelmezhető. Az ebből fakadó egyenlőtlen viszonyokat az előrelátó munkáltatók egyéb pontokon próbálják a mai napig kompenzálni, például munkaidő-kedvezménnyel, extra szabadnappal, esetleg jutalommal – teszi hozzá a szakember.

Túri Laura úgy látja, most mindenki kivár, találgat, hogy mi lesz, ha újra nő a megbetegedések száma itthon, és okoz-e káoszt majd a szokványos influenzaszerű megbetegedések keveredése az új COVID-dal. Egyelőre bizonytalan az iskolák újranyitása és működése a hagyományos keretek között, ami szülőként nagyon sok munkavállalót érint. A cégek kénytelenek a legrugalmasabb, a profiljukkal – ügyfeleik kiszolgálásával, tevékenységük ellátásával, a csapat irányításának és szociális igényeinek kielégítésével – összhangban lévő működési és foglalkoztatási formára felkészülni. Szeptember 1-ig mindenképp kerüljön a fiókba az optimális intézkedési és költségterv.[:]

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.