[:en]The epidemic situation is also reversing the decision-making processes and management of companies. Last week’s government decree’s special company law rules make it easier for barred business owners and company governing bodies to make decisions to ensure proper and legal operation – this is particularly relevant for the forthcoming balance sheet adoption period. At the same time, the new rules also impose new tasks on companies.

The curfew constitutes a general prohibition on leaving the home, and the exercise of a membership relationship is no exception. Thus, if the Hungarian members of the company or their representatives are in different locations and the memorandum of association only allows a meeting or general meeting with personal participation, the new rules under the regulation will apply, allowing them to make the necessary decisions.

In the case of foreign members or shareholders, it requires a preliminary examination of whether the decision-making body has obstructed decision-making. The regulation does not apply in cases where a member is unable to participate in decision-making due to an illness caused by an epidemic. In such a case, as before, it is possible to use a proxy.

How is decision-making done?

During the access restriction, the meeting of the decision-making body may be held by means of a telephone or video conference suitable for personal identification in accordance with the Decree, or by a written vote without holding a meeting. The manner and detailed rules of this – such as the means to be used, the method of personal identification, the order of written voting – must be determined by the management within the framework of the regulation, if it is not provided for or excluded by the memorandum of association. The existing rules of the Articles of Association and the Civil Code (Civil Code) apply to other issues – the sending of proposals for resolutions, the deadline for sending invitations, the repeated meeting. At least 15 days must be allowed for a written vote instead of the previous 8-day deadline.

The regulation also provides for the possibility of an electronic meeting or a written vote in the case of bodies other than the decision-making body, such as a meeting of the board of directors or the supervisory board.

The decree also overrides the provisions on quorum in the legislation or in the company’s own documents. If the number of members falls below the mandatory minimum, or if the member is otherwise unable to act due to the epidemic, the other members of the board shall be entitled to take a decision and the quorum shall be determined on the basis of the number of quorum members. The principle in this case is also the majority, but in the event of the other members falling out, even one person is entitled to do so. This provision shall apply not only to urgent matters but to any decision of the Board. In the case of jointly controlled companies, care should be taken that this forced change of management may also raise competition law issues.

The powers of management are expanding

In order to ensure legal and continuous operation even during the curfew, the regulation expands the powers of the management, including the adoption of the accounts and the use of the after-tax profit. In addition, it may decide on urgent matters that are otherwise within the competence of the decision-making body, but which are necessary for the management of the emergency situation and arise within the scope of rational and responsible management, such as concluding contracts essential for the company’s operation or procuring goods and services. According to the regulation, the management is not entitled to decide on certain groups of cases – for example, on the amendment of the memorandum of association, ordering additional payments, termination without legal successor or transformation. In addition, it may not take a decision falling within the competence of the decision-making body.

The competence may not be extended if the number of members does not exceed five and the quorum of the decision-making body can be ensured, or if the members with a majority of votes in an organization with less than ten members so provide. Above ten people, the management may decide not to expand the authority. As significant decisions can be transferred to management, it is worthwhile for owners to take the necessary action if they want to avoid this.

The management of the company’s management is normally the responsibility of the management, and this is usually limited if members and shareholders wish to keep certain matters of specific gravity or value in their own competence. This may include access to finance, long-term contracts or real estate matters. These may now fall within the discretion of management, which decisions do not necessarily meet the will of the owner. It can be assumed that a prudent management does not make decisions in such cases without authorization, but rather tries to obtain consent in order to avoid the risk of misuse of powers. At the same time, it is in the interest of members with limited decision-making to maintain the company’s viability and to give the company’s management the necessary clear powers to do so.

Although the decision-making body may review or change the executive decision within 90 days of the cessation of the emergency, this does not affect the rights and obligations that have arisen. Thus, contracts already concluded remain in force.

Some appointments are automatically extended

The term of office of a senior official or permanent auditor who terminates in an emergency due to resignation or the expiry of a fixed-term mandate shall be automatically extended for a period of 90 days after the emergency, unless otherwise decided by the decision-making body. So if the owners don’t want that, they need to take action. Under the regulation, automatic renewal is not conditional on the mandate being essential to the company’s operations. Thus, for example, it applies even if the company otherwise has another managing director or the number of members of the board of directors would otherwise remain above the statutory minimum.

More declarations can be made electronically than before

Under the regulation, the electronic form can be used for virtually any company law declaration. This must be done by signing a qualified – or security-enhanced – electronic signature, stamp, or document authentication traced back to identification (AVDH available through customer gateway registration). The latter can help smaller companies where the use of a qualified electronic signature is not common practice.

Individual members and shareholders can also submit their statements in a simple e-mail form, which must contain the data necessary for personal identification. Statements delivered by post or courier can still be used, but in practice this can be difficult during an epidemic.[:hu]A járványhelyzet a vállalatok döntéshozatali folyamatait, ügyvezetését is felforgatja. A múlt heti kormányrendelet különleges társasági jogi szabályai megkönnyítik az akadályoztatva levő cégtulajdonosok és a cégek irányító testületei részére a döntéshozatalt annak érdekében, hogy a megfelelő és törvényes működés biztosítva legyen – ez a hamarosan következő mérlegelfogadási időszak miatt különösen aktuális. Ugyanakkor az új szabályok új teendőket is hárítanak a cégekre.

A kijárási korlátozás általános lakhelyelhagyási tilalmat fogalmaz meg, és ez alól nem kivétel a tagsági jogviszony gyakorlása sem. Így ha a vállalat magyarországi tagjai vagy azok képviselői különböző helyszínen vannak, és az alapító okirat csak a személyes részvétellel való taggyűlést vagy közgyűlést engedi meg, a rendelet szerinti új szabályokat kell alkalmazni, amely lehetővé teszi részükre, hogy ennek ellenére a szükséges döntéseket meghozhassák.

Külföldi tagok vagy részvényesek esetén előzetes vizsgálatot igényel, hogy a döntéshozó szerv akadályozott-e a döntéshozatalban. A rendelet nem alkalmazandó olyan esetben, ha a tag a járvány okozta megbetegedés miatt nem tud részt venni a döntéshozatalban. Ilyen esetben – ahogy korábban – meghatalmazott igénybevételére van lehetőség.

Hogyan zajlik a döntéshozatal?

A kijárási korlátozás alatt a döntéshozó szerv ülésére a rendelet alapján személyazonosításra alkalmas telefon-, vagy videokonferenciával, illetve ülés tartása nélkül írásbeli szavazással kerülhet sor. Ennek módját és részletes szabályait – például az igénybe vehető eszközt, a személyazonosítás módját, az írásbeli szavazás rendjét – a rendelet keretei között az ügyvezetésnek kell meghatároznia, amennyiben arról az alapító okirat nem rendelkezik vagy azt kizárja. Az egyéb kérdésekre – a határozati javaslatok megküldésére, a meghívók kiküldésének határidejére, a megismételt ülésre – az alapító okirat és a Polgári Törvénykönyv (Ptk.) meglévő szabályai alkalmazandók. Írásbeli szavazásra a korábbi 8 napos határidő helyett legalább 15 napot kell biztosítani.

A rendelet a döntéshozó szerven kívüli egyéb szervek – például az az igazgatóság vagy a felügyelőbizottság ülése – esetében is biztosítja az elektronikus ülés vagy az írásbeli szavazás lehetőségét.

A rendelet felülírja a határozatképességre vonatkozó jogszabályi vagy a társaság saját dokumentumaiban szereplő rendelkezéseket is. Ha a tagok száma a kötelező minimum alá csökken, vagy ha a tag a járvány miatt egyébként nem tud eljárni, a többi testületi tag jogosult a határozathozatalra, és a határozatképességet a döntésképes tagok száma alapján kell meghatározni. Az alapelv ebben az esetben is a szótöbbség, de a többi tag kiesése esetén erre akár egy személy is jogosult. Ezt a rendelkezést nem csak halaszthatatlan ügyekre, hanem a testület bármilyen döntésére alkalmazni kell. Közös irányítás alatt lévő társaságok esetében ügyelni kell arra, hogy ez a kényszerű irányításváltás versenyjogi kérdéseket is felvethet.

Az ügyvezetés hatásköre kibővül

Annak érdekében, hogy a törvényes és folyamatos működés a kijárási korlátozás alatt is biztosítva legyen, a rendelet kibővíti az ügyvezetés hatáskörét, többek közt a számviteli beszámoló elfogadásával és az adózott eredmény felhasználásával. Emellett dönthet az egyébként a döntéshozó szerv hatáskörébe tartozó, de a veszélyhelyzet kezeléséhez szükséges, illetve az ésszerű és felelős gazdálkodás körében felmerülő olyan halaszthatatlan ügyekben, mint a társaság működéséhez elengedhetetlen szerződések megkötése vagy az áruk, szolgáltatások beszerzése. A rendelet szerint az ügyvezetés nem jogosult dönteni bizonyos ügycsoportok esetén – például az alapító okirat módosításáról, pótbefizetés elrendeléséről, jogutód nélküli megszűnésről vagy átalakulásról. Emellett nem hozhat a döntéshozó szerv hatáskörébe tartozó döntést, ha a szavazatok 25%-át meghaladó részesedéssel rendelkező tagok a döntés előtt írásban legalább a leadott szavazatok 51 százalékát elérő mértékben tiltakoznak, illetve akkor sem, ha a társaság többségi befolyással vagy minősített többséggel rendelkező tagja tiltakozik.

Nem bővíthető ki a hatáskör, ha a tagok száma legfeljebb öt fő és a döntéshozó szerv határozatképessége biztosítható, illetve akkor sem, ha a tíz alatti taglétszámú szervezetben a szavazatok többségével rendelkező tagok úgy rendelkeznek. Tíz fő fölött az ügyvezetés határozhat úgy, hogy nem bővíti ki a hatáskört. Mivel az ügyvezetés kezébe jelentős döntések kerülhetnek át, a tulajdonosoknak érdemes megtenni a szükséges intézkedéseket, amennyiben ezt el akarják kerülni.

A társaság gazdálkodásának irányítása alapesetben az ügyvezetés feladata, és akkor szokták ezt korlátozni, ha bizonyos fajsúlyú vagy értékhatárú ügyeket a tagok és részvényesek saját hatáskörben kívánnak tartani. Ide tartozhat finanszírozás igénybevétele, hosszú lejáratú szerződések megkötése vagy az ingatlanügyek. Ezek most az ügyvezetés döntési körébe kerülhetnek, amely döntések nem feltétlenül találkoznak a tulajdonosi akarattal. Vélelmezhető, hogy egy prudensen eljáró ügyvezetés ilyen esetekben nem dönt felhatalmazás nélkül, inkább – a hatáskörtúllépés kockázatát kikerülendő – megpróbálja beszerezni a hozzájárulást. Ugyanakkor a döntéshozatalban korlátozott tagok érdeke is, hogy a társaság működőképességét fenntartsák, és a társaság ügyvezetése részére az ehhez szükséges egyértelmű felhatalmazásokat megadják.

A döntéshozó szerv ugyan felülvizsgálhatja, illetve megváltoztathatja az ügyvezetői döntést a veszélyhelyzet megszűnését követő 90 napon belül, de ez a keletkezett jogokat és kötelezettségeket nem érinti. Így a már megkötött szerződések hatályosak maradnak.

Néhány megbízatás automatikusan meghosszabbodik

A vezető tisztségviselőnek vagy az állandó könyvvizsgálónak veszélyhelyzet alatt – lemondás vagy határozott idejű megbízás lejárta miatt – megszűnő megbízatása a veszélyhelyzet utáni 90 napig automatikusan meghosszabbodik, kivéve ha a döntéshozó szerv eltérően rendelkezik. Ha tehát a tulajdonosok ezt nem kívánják, úgy szükséges intézkedniük ennek érdekében. A rendelet alapján az automatikus meghosszabbításnak nem feltétele, hogy a megbízás a társaság működéséhez elengedhetetlen legyen. Így például akkor is alkalmazandó, ha a társaságnak egyébként van másik ügyvezetője vagy az igazgatóság létszáma egyébként a törvényi minimum felett maradna.

Az eddiginél több nyilatkozat készülhet elektronikus formában

A rendelet alapján az elektronikus forma gyakorlatilag bármilyen társasági jogi nyilatkozat esetén alkalmazható. Ezt minősített – vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú – elektronikus aláírással, bélyegzővel vagy azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítéssel (az ügyfélkapu-regisztrációval elérhető AVDH-val) aláírva kell megtenni. Ez utóbbi segítséget jelenthet a kisebb cégeknek, ahol a minősített elektronikus aláírás használata nem bevett gyakorlat.

A magánszemély tagok, részvényesek a nyilatkozataikat egyszerű emailes formában is leadhatják, amelynek tartalmaznia kell a személyazonosításhoz szükséges adatokat. A postán vagy futárral kézbesített nyilatkozatok továbbra is alkalmazhatóak, azonban a gyakorlatban ez a járványhelyzet során nehézkes lehet.[:]

Találatok: 42

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.