[:en]On July 1, the law came into force, according to which all invoices issued to domestic taxpayers must be recorded in the NAV Online Invoice system. Due to the new administrative burden, a lot of people are now switching to online invoicing because connecting the two systems can automate data delivery. However, it does not hurt to pay attention to the pitfalls as well, so that we are guaranteed to avoid the NAV default penalty. 

In order to fulfill the mandatory data provision automatically, the online invoicing program must be connected to the NAV Online Invoice system in a few steps. The connection is multi-step, but not complicated. If this is successful, after the invoice is issued, the online invoicer will automatically send the invoices to the tax authority without human intervention. However, there may still be pitfalls.

Are you sure you connected the systems well?

It may seem like a banal error, but if we don’t connect the systems properly, they won’t be able to communicate with each other. The NAV Online Invoice system has a test interface that is for testing only. If you register in the test environment and want to connect the biller to the NAV system here, the data provision will not be successful. You must register in the NAV Online Invoice system here .

“After submitting the data, Billingo online invoicing will receive immediate feedback on the success of the submission to the account. Of course, the system also indicates if the data delivery failed and also reveals the origin of the error. There can be several reasons for the latter, and it needs to be addressed, because incomplete, incorrectly or late data will result in a fine for non-compliance, ”said Albert Sárospataki, CEO of Billingo online invoicing.

Incorrect or incorrect data may be the cause of incorrect data. For example, if you enter the XLM key generated for the connection incorrectly in the biller.

Also check that the information provided is correct

Incorrect or incomplete data may be the cause of incorrect data provision. From 1 July 2020, the company’s tax number must also be indicated on the invoices. Without it, the data cannot be provided.

“At Billingo, this possibility of error is minimized by the autofill feature. After entering the first few characters of the customer name, the system will immediately offer the businesses. Selecting the right one will automatically fill in your company information, including your tax number. The data comes from an official company information system, so it is guaranteed to correspond to reality. That way, it can’t happen that we spell a character or the tax number is missing, ”said Sárospataki.

“Those with an API connection will automatically send invoices to customers, also check if it is possible to enter the tax number in their system (e.g. in a webshop). However, it is not enough to just locate the tax number, it is important that the system also checks the correctness of the format and data. Without it, the API forwards the data to the billing program, but it can no longer verify its accuracy. And the invoice will be issued with incorrect or incomplete data, but the data will no longer be provided, ”said the managing director.

You can’t go without the Internet

Mandatory data provision is performed online, it follows that if the Internet service is interrupted, the data provision is not fulfilled either. Fortunately, in today’s world, this is rarely the case, but if it does, you should always check that the data has been successful.

“If the data is not provided due to a loss of internet connection, Billingo will automatically attempt to resubmit the affected invoices as soon as the internet service is returned. A small icon next to the invoice will alert you that the invoice is waiting to be submitted. Billingo’s unique commitment provides special security, as the software is connected to the NAV system and the data is not provided due to the biller’s error, we will take over the NAV penalty, said the CEO of Billingo.[:hu]Július 1-én hatályba lépett a jogszabály, amely szerint minden belföldi adóalany részére kiállított számlát rögzíteni kell a NAV Online Számla rendszerében. Az új adminisztrációs teher miatt nagyon sokan váltanak most online számlázásra, mert a két rendszer összekapcsolásával automatizálható az adatszolgáltatás. Nem árt azonban a buktatókra is odafigyelni, hogy garantáltan elkerüljük a NAV mulasztási bírságot. 

A kötelező adatszolgáltatás automatikus teljesítéséhez néhány lépésben össze kell kötni az online számlázó programot a NAV Online Számla rendszerével. Az összekötés több lépcsős, de nem bonyolult. Ha ez sikeres, a számla kiállítását követően az online számlázó automatikusan, emberi beavatkozás nélkül küldi meg a számlákat az adóhatóságnak. Azonban még így is lehetnek buktatók.

Biztosan jól sikerült összekötni a rendszereket?

Banális hibának tűnhet, de ha nem kapcsoljuk össze megfelelően a rendszereket, akkor nem is fognak tudni kommunikálni egymással. A NAV Online Számla rendszernek létezik egy tesztfelülete, ami csak a tesztelésre szolgál. Ha a tesztkörnyezetben regisztrálunk, és itt akarjuk összekötni a számlázót a NAV rendszerével, akkor nem lesz sikeres az adatszolgáltatás. A NAV Online Számla rendszerbe itt kell regisztrálni.

“A Billingo online számlázóban az adatok beküldését követően azonnali visszajelzés érkezik a fiókba a beküldés sikeréről. Természetesen azt is jelzi a rendszer, ha az adatszolgáltatás nem sikerült és a hiba eredetét is felfedi. Utóbbinak több oka is lehet, és foglalkozni is kell vele, mert a hiányos, hibásan vagy késve beküldött adatok mulasztási bírságot vonnak maguk után” – mondta Sárospataki Albert, a Billingo online számlázó ügyvezetője.

A hibás adatszolgáltatás hátterében a rosszul vagy hibásan megadott adatok is állhatnak. Pl. ha rosszul adjuk meg az összekötéshez generált XLM kulcsot a számlázóban.

Ellenőrizd a megadott adatok helyességét is

A hibás adatszolgáltatás háttében a hibásan vagy hiányosan megadott adatok is állhatnak. 2020. július 1-től kötelezően fel kell tüntetni a vállalkozás adószámát is a számlákon. Enélkül az adatszolgáltatás nem teljesíthető.

“A Billingónál ezt a hibalehetőséget az automata kitöltő funkció minimalizálja. Az vevő nevének első néhány karakterének megadása után a rendszer azonnal felajánlja a vállalkozásokat. A megfelelőt kiválasztva pedig automatikusan kitölti a cégadatokat, beleértve az adószámot is. Az adatok hivatalos céginformációs rendszerből származnak, így garantáltan megfelelnek a valóságnak. Így nem történhet meg, hogy elírunk egy karaktert vagy hiányzik az adószám” – mondta Sárospataki.

“Akik API összekötéssel, automatikusan küldik ki a számlákat a vevőknek, ellenőrizzék azt is, hogy a rendszerükben (pl. webshopban) van-e lehetőség az adószám megadására. Nem elég azonban csak az adószám helyét kialakítani, fontos, hogy a rendszer a formátum és az adatok helyességét is ellenőrizze. Enélkül az API továbbítja ugyan az adatokat a számlázó programba, azok helyességét viszont már nem tudja vizsgálni. A számla pedig hibás vagy hiányos adatokkal ugyan kiállításra kerül, az adatszolgáltatás azonban már nem teljesül” – mondta az ügyvezető.

Internet nélkül nem megy

A kötelező adatszolgáltatás teljesítése online történik, ebből következik, ha éppen akadozik az internetszolgáltatás, akkor az adatszolgáltatás sem teljesül. A mai világban szerencsére ilyen már csak ritkán esik meg, ha viszont előfordul, akkor mindig ellenőrizni kell, hogy az adatszolgáltatás sikeres volt-e.

“Ha az internetkapcsolat kimaradása miatt nem teljesül az adatszolgáltatás, akkor a Billingo automatikusan megkísérli újra beküldeni az érintett számlákat, amint visszatér az internetszolgáltatás. Ekkor a számla mellett egy kis ikon is figyelmeztet, hogy a számla beküldésre vár. Külön biztonságot ad a Billingo egyedülálló vállalása, ha ugyanis a szoftver össze van kötve a NAV rendszerével, és a számlázó hibája miatt nem sikerül az adatszolgáltatás, átvállaljuk a NAV büntetést – mondta a Billingo ügyvezetője.[:]

Találatok: 108

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.